Wie kommunizieren und verhandeln Sie mit Ihrem Reisekoordinator oder Genehmiger?

1. Klarer und prägnanter erster Antrag

• Detaillierte Informationen bereitstellen: Wenn Sie eine Reiseanfrage stellen, geben Sie wichtige Details wie den Zweck der Reise, Ziele, Daten, bevorzugte Zeiten und besondere Anforderungen (z.B. Ernährungsbedürfnisse, Barrierefreiheit) an.
• Reise begründen: Erklären Sie die Bedeutung der Reise, ihre Vorteile für die Organisation und wie sie mit den Unternehmenszielen übereinstimmt.

2. Richtlinien und Vorgaben verstehen

• Reiserichtlinien überprüfen: Machen Sie sich mit den Reiserichtlinien und Vorgaben Ihrer Organisation vertraut, um sicherzustellen, dass Ihre Anfragen diesen entsprechen.
• Budgetbewusstsein: Beachten Sie Budgetbeschränkungen und zeigen Sie, dass Sie kostengünstige Optionen in Betracht gezogen haben.

3. Effektive Kommunikationskanäle

• E-Mail-Kommunikation: Verfassen Sie professionelle E-Mails mit einer klaren Betreffzeile, strukturiertem Inhalt und spezifischen Fragen oder Anfragen.
• Meetings oder Anrufe: Vereinbaren Sie Meetings oder Anrufe für komplexere Reisevereinbarungen oder Verhandlungen, um Details in Echtzeit zu besprechen.

4. Verhandlungstaktiken

• Flexibel sein: Bieten Sie Flexibilität in Ihren Reiseplänen an, wie alternative Daten oder Routen, um dem Koordinator die besten Optionen zu ermöglichen.
• Bedürfnisse vs. Wünsche priorisieren: Unterscheiden Sie klar zwischen wesentlichen Bedürfnissen und wünschenswerten Präferenzen, um Verhandlungen über nicht wesentliche Aspekte zu erleichtern.
• Lösungen anbieten: Wenn Sie Änderungen oder Anfragen vorschlagen, bieten Sie alternative Lösungen an, die sowohl Ihre Bedürfnisse als auch die Beschränkungen der Organisation erfüllen.

5. Nachverfolgung und Bestätigung

• Zeitnahe Nachverfolgung: Senden Sie Follow-up-E-Mails, um den Erhalt Ihrer Anfrage und Updates zu den Reisevereinbarungen zu bestätigen.
• Reiseplan überprüfen: Überprüfen Sie den vorgeschlagenen Reiseplan sorgfältig und kommunizieren Sie umgehend notwendige Anpassungen.
• Endgültige Bestätigung: Stellen Sie sicher, dass alle Reisedetails bestätigt sind, einschließlich Transport, Unterkunft und geplanten Meetings oder Veranstaltungen.

Siamak Ekhtary
Business Developer
Gate of Nations GmbH